Vytěžování faktur za 1 Kč: kompletní průvodce pro účetní kanceláře

Konec měsíce, deset klientů posílá doklady na poslední chvíli a účetní přepisuje z PDF do Pohody položku po položce. Jedna faktura, dvě minuty, tři přepnutí okna. Při stovkách faktur měsíčně z toho jsou hodiny, které nikdo nefakturuje — a přepisy, do kterých se vloudí chyba zrovna u variabilního symbolu. Automatické vytěžování faktur tuhle práci sráží na zlomek. Tenhle průvodce ukazuje, jak to v účetní kanceláři nastavit prakticky: od nahrání dokladu po export do vašeho účetního softwaru — za 1 Kč za fakturu.

Proč ruční přepis faktur firmu brzdí víc, než se zdá

Ruční zpracování jedné přijaté faktury stojí firmu odhadem 60–80 Kč — není to jen samotné ťukání, ale i dohledávání IČO, kontrola DIČ, zakládání dokladu a oprava překlepů. U účetní kanceláře se to násobí počtem klientů. Tři nepříjemné důsledky:

Kapacita. Čas, který zkušená účetní stráví přepisováním, je čas, kdy nedělá to, za co jí klient platí — kontrolu, poradenství, uzávěrku.
Chybovost. Přepsaný variabilní symbol nebo prohozená částka bez DPH a s DPH se hledají těžko a draho.
Špička na konci měsíce. Doklady nechodí rovnoměrně. Přijdou naráz a přepis se stává úzkým hrdlem zrovna ve chvíli, kdy běží termíny DPH.

Jak vypadá automatizované zpracování krok za krokem

Celý postup má čtyři kroky a v TaskManageru běží na jednom místě — nahrání, extrakce, kontrola, export.

1. Nahrání dokladu

Fakturu nahrajete jako PDF, sken nebo fotku z mobilu. Nezáleží na tom, jestli přišla e-mailem, poštou nebo ji řidič vyfotil na place. Můžete nahrát jednu, nebo dávku desítek najednou.

2. AI extrakce dat

AI z dokladu vytěží klíčová pole automaticky: číslo faktury, dodavatele, IČO, DIČ, částku bez DPH i s DPH, sazbu a výši DPH, datum vystavení a splatnosti, variabilní symbol a jednotlivé položky. Přesnost přesahuje 97 % na klíčových polích, takže nekontrolujete výsledek proti nule — jen potvrzujete.

3. Ověření v ARES

Vytěžené IČO se automaticky ověří v registru ARES. Sedí název dodavatele? Je subjekt aktivní? Tuhle kontrolu, kterou by účetní dělala ručně, uděláme za vás — a upozorníme, když něco nehraje.

4. Kontrola a export

Výsledek zkontrolujete v duálním panelu: originál dokladu vlevo, vytěžená data vpravo. Jedním pohledem ověříte, že částka i variabilní symbol sedí, případně opravíte, a exportujete do svého účetního softwaru. Žádné přepínání mezi PDF a formulářem.

Napojení na váš účetní software

Vytěžená data nekončí v TaskManageru — jdou tam, kde účtujete. Export podporuje Pohodu, Money S3/S5, Abru Flexi, iDoklad i univerzální formát ISDOC. Pro účetní kancelář, která vede klienty v různých programech, to znamená jeden vytěžovací nástroj místo pěti různých.

Kde je skutečná úspora: kontrola před exportem

Většina nástrojů vás nechá kontrolovat data ve formuláři — vidíte pole, ale ne originál, takže při pochybnosti stejně otevíráte PDF v jiném okně. Side-by-side přístup dává originál a data vedle sebe. V praxi to znamená, že kontrola jedné faktury trvá vteřiny místo minut, a přitom nepřijdete o jistotu, že do účetnictví jde správné číslo. U stovek dokladů měsíčně je tenhle rozdíl celá pracovní pozice.

Kolik to stojí a kolik ušetříte

TaskManager účtuje 1 Kč za vytěženou fakturu — 4–12× méně než většina konkurence. Modelový příklad účetní kanceláře, která zpracuje 800 faktur měsíčně:

Ruční přepis: 800 × 70 Kč = 56 000 Kč měsíčně v práci účetních.
Vytěžování v TaskManageru: 800 × 1 Kč = 800 Kč měsíčně za extrakci, plus pár vteřin kontroly na doklad.
I když započítáte čas na kontrolu, mluvíme o řádové úspoře — a hlavně o kapacitě, kterou přesunete z přepisování na práci s vyšší hodnotou.

Srovnání konkrétních nástrojů (Alice, Digitoo, wflow, Apertia) včetně přesnosti a přístupu ke kontrole najdete v článku Kolik platíte za zpracování jedné faktury?

Jak to nasadit v účetní kanceláři

Vytěžování faktur je nejsilnější ve chvíli, kdy zapadne do procesu kanceláře. V TaskManageru na to navazují tři věci, které účetní kanceláře používají denně:

Šablony úkolů pro opakující se agendu — přijatá faktura vytvoří úkol „zkontrolovat a zaúčtovat" s předvyplněným postupem.
Opakované úkoly pro termíny, které se každý měsíc vrací — DPH, kontrolní hlášení, uzávěrky.
Přiřazení a přehled, aby bylo jasné, kdo má který doklad na stole a do kdy. Jak to zvládnout napříč desítkami klientů popisuje článek Jak efektivně řídit účetní kancelář a nepřijít o rozum.

Bezpečnost a GDPR

Faktury jsou citlivá firemní data, proto TaskManager hostuje vše v EU, se šifrováním, denními zálohami a podepsanou zpracovatelskou smlouvou (DPA). Žádná data neputují mimo Evropu. Detailně to rozebírá článek Kde jsou vaše data a jak je chráníme.

Začněte zdarma

Pro 1–3 uživatele je TaskManager zcela zdarma a bez funkčních omezení — ideální způsob, jak si vytěžování faktur vyzkoušet na reálných dokladech, než ho nasadíte na celou kancelář. Aktivace zabere pár vteřin a uvnitř vás čeká návod, jak poslat první fakturu ke zpracování.

Chcete si to vyzkoušet? Aktivujte TaskManager pro vytěžování faktur — zdarma pro 1–3 uživatele.