Správa úkolů ve firmě

Je spousta možností, jak řešit správu úkolů ve firmě. My vám představíme jeden z nich - jednoduchý, ale vysoce účinný:

  1. Sepište všechny úkoly do TaskManageru. Všechny. Opravdu všechny. Požádejte své pracovníky o to samé - aby napsali všechny úkoly, o kterých ví. Dejte si záležet a věnujte tomuto soupisu čas, vrátí se Vám. Pro jednoduchost ani k jednotlivým úkolům prozatím nemusíte přiřazovat uživatele, kteří by je měli zpracovávat. Důležité je, že budete mít všechny úkoly na jednom místě. Tento jednoduchý bod se snažte neustále dodržovat, tj. pokaždé, když vznikne nový úkol, zapište jej do TaskManageru. Už dodržováním tohoto prvního jednoduchého bodu dosáhnete toho, že budete mít vše přehledně na jednom místě a budete vědět o všech úkolech. Kdykoliv.
  2. prioritizace Prioritizujte. Pokud již máte všechny úkoly na jednom místě, většinou zjistíte, že jich je více, než dokážete Vy nebo Vaše firma v rozumném čase zvládnout. Proto - prioritizujte. Ideálně ne sám, ale k prioritizaci si na pomoc přiveďte (alespoň) řídící pracovníky. Prioritizace je v TaskManageru velice jednoduchá a rychlá. Také pracovníci samotní budou rádi, že jim bude jasná priorita jejich úkolů.
  3. Automatizujte. Dodržování bodu č.1 (všechny úkoly na jednom místě, tj. vytvoření úkolu v TaskManageru) také zabere čas (byť poměrně krátký). Přitom častokrát máte úkoly, které se opakují (např. měsíční report zákazníkovi, přiznání k DPH každého čtvrt roku, výroční zpráva každý rok, ). Tyto úkoly stačí zadat do TaskManageru jednou a nastavit jim opakování. Budou se pak automaticky vytvářet úplně stejně, jako kdybyste je vytvářeli ručně (tj. nejen že se úkol vytvoří v TaskManageru, ale pracovníkovi přijde navíc e-mailová notifikace).
  4. Mějte pravidelné schůzky o stavu úkolů. Týdenní schůzky, kde se Vašimi pracovníky projdete jejich úkoly. Na schůzce si ideálně otevřete TaskManager (promítejte jej projektorem, aby jej všichni viděli), a jděte pracovník po pracovníku (nebo tým po týmu). Zde úkoly kontrolujte, rozhodujte o prioritě i pracovnících, kteří mají úkol zpracovat a hlavně - nové úkoly rozdělte a nastavte případně termíny pro jejich dokončení.
  5. Nedovolte, aby se úkoly "zasekly". Poučte své pracovníky, že jakmile stojí cokoliv v cestě dokončení jejich úkolu, ať to napíší do komentáře. Takový komentář je zároveň ihned zaslán zadavateli úkolu (a případně dalším sledovatelům/watchers úkolu), aby mohl potřebné informace doplnit nebo překážku odstranit. Docílíte tím hned dvou věcí zároveň: dostanete informaci o problému při vykonávání úkolu ihned (a ihned jej můžete řešit) a budete mít veškerou relevantní komunikaci týkající se úkolu na jednom místě (v úkolu samotném), tj. nebudete mít informace různě roztroušené po e-mailech.
  6. Vytvořte minimální zastupitelnost. Pracovníci odcházejí a přicházejí. Když už ne úplně, tak dočasně kvůli nemoci, mateřské, dovolené, dlouhodobé pracovní cestě, apod. Obvykle když má někdo v jejich činnosti pokračovat/zastopit ho, musí řešit problém s nedostatkem informací o práci, kterou původní pracovník prováděl. V tomto je TaskManager velice nápomocný. Není totiž nic jednoduššího, než aby si všechny relevantní informace o úkolech, prioritách, termínech, komentářích i souborech vyhledal přímo v TaskManageru. Dostane se tak rychle do kontextu a může efektivně pokračovat na tom, co nedokončil předešlý/nepřítomný pracovník.